Danton Prabawanto, S.Kd

Struktur Organisasi selalu ditemui dalam sebuah perusahaan atau organisasi dalam berbagai skala bahkan menjadi sesuatu yang harus dimiliki. Nah bagaimana dengan bisnis kita? Sudahkah kita memiliki Struktur Organisasi? Perlukah Struktur Organisasi dimiliki oleh bisnis yang saat ini masih dalam skala kecil/menengah?

Dulu saya menganggap struktur organisasi hanya perlu dimiliki oleh perusahaan atau organisasi besar, mungkin hal ini juga menjadi pemikiran kebanyakan para pengusaha pemula yang masih dalam proses merintis bisnis dimana seolah Stuktur Organisasi belum diperlukan saat ini. Pendapat saya itu akhirnya harus dikesampingkan setelah saya menjadi member ActionCoach, dalam suatu sesi coaching yang saya ikuti akhirnya saya bisa menemukan apa fungsi struktur organisasi dan bagaimana struktur organisasi yang terlihat sederhana, tidak terpakai atau sering kali dikesampingkan itu ternyata sangat bermanfaat.

Tiga fungsi dari Struktur Organisasi untuk sebuah bisnis pemula atau skala kecil menengah yang saya temukan pada saat sesi coaching saat itu adalah :

Pertama, menciptakan LOA kesuksesan untuk bisnis kita, dengan memiliki Struktur Organisasi kita telah berimajinasi seperti apa bisnis kita dimasa mendatang. Divisi – divisi dan posisi – posisi apa saja yang nanti akan ada bisa tergambar dengan jelas saat ini. Bahkan beberap orang beranggapan bahwa seberapa besar bisnis kita nantinya bisa dibaca saat ini melalui Struktur Organisasi yang dimiliki sekarang.

Kedua, memudahkan pengembangan Sumber Daya Manusia, dengan Struktur Organisasi kita mampu melihat pos – pos mana saja yang nantinya membutuhkan SDM, Struktur Organisasi juga bisa menjadi alat pada saat kita melakukan perekrutan atau penambahan karyawan nantinya. Dengan adanya Struktur Organisasi kita akan berusaha untuk mendapatkan SDM yang capable pada posisi2 yang saat ini masih kosong atau rangkap jabatan. Bagi karyawan Struktur Organisasi ini juga akan menjadi motivasi tersendiri untuk naik jabatan pada posisi diatasnya, tanpa Struktur Organisasi karyawan tidak/ belum mengetahui apakah ada jabatan diatas posisinya saat ini.

Ketiga, fungsi delegasi, dengan Struktur Organisasi kita bisa dengan mudah memisah fungsi delegasi antar setiap bagian pekerjaan, sekalipun rangkap jabatan masih ada setidaknya akan diketahui pada posisi mana kita sedang bekerja. Hal ini akan sangat terasa ketika kita telah memiliki karyawan, kadangkala kita melimpahkan pekerjaan pada karyawan tetapi hal itu tidak sesuai dengan lingkup pekerjaannya, sehingga hasil pekerjaan tersebut menjadi tidak maksimal, jika sejak awal kita telah menempatkan karyawan tadi pada suatu posisi tertentu dalam Struktur Organisasi maka kita bisa melihat apakah pekerjaan yang didelegasikan sudah sesuai dengan posisi dan lingkup pekerjaan karyawan tersebut. Dari Struktur Organisasi ini pula kita akan mengetahui posisi – posisi mana saja yang sudah waktunya untuk di delegasikan.

—

Bagaimana kita bisa memiliki Struktur Organisasi jika bisnis kita saat ini SDM nya hanya terdiri dari beberapa orang saja atau bahkan mungkin masih single fighter?

Seperti fungsi pertama dalam tulisan ini Struktur Organisasi bukan bergantung pada kondisi saat ini tetapi pada kondisi masa depan, jadi dalam membuat Struktur Organisasi kita jangan melihat kondisi saat ini, sebaliknya kondisi saat ini yang harus mengikuti Struktur Organisasi yang akan dibuat. Rangkap jabatan tidak menjadi masalah (pada awal membuat Struktur Organisasi PT BeON Intermedia pada Agustus 2006 dari 17 kolom nama mulai dari direksi hingga level manager hanya ada nama saya dan satu rekan, saat tulisan ini dibuat telah ada 7 nama). Jadi kesampingkan semua kondisi SDM saat ini, deskripsikan seperti apa perusahaan kita nantinya, dan setelah terbentuk baru tempatkan SDM yang saat ini ada kedalam Struktur Organisasi yang telah dibuat, tidak menjadi masalah bahwa beberapa posisi hanya diisi dengan satu nama yang sama.

Untuk pebisnis pemula / skala kecil, Struktur Organisasi merupakan sesuatu yang Not Urgent But Important, tidak ada salahnya kita sebagai pebisnis membuat / memiliki Struktur Organisasi untuk bisnis atau usaha yang kita miliki sebelum Struktur Organisasi menjadi hal yang Urgent And Important.

Selamat tahun baru 2008. Sukses untuk Anda dan Bisnis Anda.